SỬ DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG VIỆC QUẢN LÝ SỔ ĐIỂM
VÀ LÀM PHIẾU ĐIỂM CHO HỌC SINH
Máy vi tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong hầu hết các ngành khác nhau mà hiệu quả của nó thì không thể phủ nhận được. Hiện nay, trong xu thế tin học hoá, ngành giáo dục và đào tạo cũng không thể đứng ngoài cuộc. Việc áp dụng tin học vào quản lý và giảng dạy trong nhà trường chỉ là vấn đề thời gian. Tuy nhiên, để áp dụng có hiệu quả thì cần phải có sự chuẩn chu đáo về mọi mặt về cả cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ tin học của cán bộ quản lý và của giáo viên trong đó quan trọng nhất là trang bị cho đội ngũ giáo viên (đặc biệt là giáo viên phổ thông) một trình độ tin học nhất định.
Trên tinh thần đó bài viết này sẽ giới thiệu ngắn gọn và cụ thể cách sử dụng máy vi tính để tạo sổ ghi điểm của giáo viên giúp giáo viên bước đầu biết quản lý danh sách và điểm của học sinh bằng phần mềm Microsoft Excel. Tiếp theo bài viết đề cập đến việc sử dụng Excel để tính điểm trung bình cho học sinh một cách chính xác và nhanh nhất. Và cuối cùng chúng tôi sẽ giới thiệu cách tạo ra phiếu điểm liên lạc cho từng học sinh từ sổ ghi điểm vừa tạo ở trên với việc sử dụng phần mềm Microsoft Word. Sau đây chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu trình tự tiến hành các công việc trên.
Trong bài viết này chúng tôi làm việc trên nền các hệ điều hành (HĐH) từ Windows 95 trở lên.
I. LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT EXCEL
1.1. Khởi động Excel.
Để khởi động Excel chúng ta có thể thực hiện các thao tác sau:
Cách 1: Trên nền Windows, di chuột lên phía trên cùng bên phải màn hình rồi kích chuột vào phím có dạng X ( hình 1 ).
Cách 2: Di chuyển chuột xuống dưới cùng bên trái màn hình rồi kích chuột lần lượt như sau: Start - Program - Microsoft Excel. ( hình 2 ).
1.2. Làm quen với màn hình làm việc của Excel.
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Excel có dạng như hình 3. Ta có thể tạm chia thành 3 phần như sau:
Phần 1: Bồm có 4 hàng trên cùng
Hàng trên cùng là Menu, gồm có File, Edit, View, ..., Help. Trong mỗi mục đó có rất nhiều chức năng khác nhau nhưng chúng ta không có điều kiện nghiên cứu tất cả mà chỉ có thể làm quen với một số mục cơ bản nhất có liên quan đến bài viết.
Để hiển thị nội dung của từng mục ta chỉ cần di chuyển chuột đến đúng vị trí của mục đó rồi bấm phím trái của chuột là được.
Hai hàng tiếp theo là các thanh công cụ với các phím chức năng được sử dụng thường xuyên như mở đóng tệp, cắt dán, chọn phông, cỡ chữ, căn lề, ....
Hàng thứ tư là hàng chỉ thị và nhập dữ liệu.
Phần 2: Bao gồm toàn bộ phần màn hình có màu trắng được chia thành các ô nhỏ với các dòng được ký hiệu bởi các chữ số 1, 2, 3, 4, ... và các cột được ký hiệu bởi các chữ cái hoa A, B, C, D, .... Như vậy mỗi ô con đều có một cái tên xác định ( ví dụ ô có viền đậm là ô D6). Điều này là cơ sở để Excel thực hiện việc tính toán một cách dễ dàng dữ liệu trên các ô mà chúng ta sẽ nghiên cứu dưới đây.
Vì màn hình được chia nhỏ thành các ô nhỏ như vậy cho nên mọi thao tác của chúng ta nói chung sẽ chỉ thực hiện trên từng ô một kể cả từ việc nhập dữ liệu cho đến việc chọn phông chữ, cỡ chữ, màu, căn lề , .... Tuy nhiên ta cũng có thể chọn thuộc tính cho nhiều ô cùng một lúc bằng cách bôi đen các ô đó trước thực hiện thao tác. (Để bôi đen nhiều ô ta chỉ cần bấm và giữ phím trái chuột rồi kéo chuột).
Chúng ta có thể thay đổi chiều rộng của các cột bằng cách dùng chuột bấm vào một ô nằm trong cột đó rồi di chuyển chuột lên hàng trên cùng, sau khi kích chuột vào Format - Column - Width sẽ xuất hiện một bảng và ta chỉ còn việc là nhập độ rộng cần thiết rồi bấm OK là xong.
Ngoài ra còn có thể xoá một cột đi bằng cách kích chuột vào Format - Column - Hide hoặc tạo thêm một cột bằng cách kích chuột vào Insert - Column.
Tương tự, ta cũng có thể thực hiện các thao tác như trên đối với dòng chỉ bằng cách thay Column bởi Row.
Đôi khi chúng ta cần tạo ra một bảng dữ liệu lớn mà không thể xem cùng một lúc trên màn hình. Để xem được những phần bị che lấp chúng ta sử dụng hai thanh (gọi là hai thanh ScrollBar):